“ข้อมูลประวัติอาชญากรรม” ดำเนินการไม่ถูกต้อง “อาจติดคุก” เพราะแม้การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมนับเป็นหนึ่งในขั้นตอนการ “คัดกรอง” ก่อนการจ้างงาน ทั้งบางธุรกิจหรือสถานประกอบการยังกำหนดเป็นมาตรฐานการควบคุมที่สำคัญและเป็นชอบด้วยกฎหมาย เนื่องจากเป็นเหตุผลด้านความปลอดภัยของการให้บริการที่จำเป็นต้องมีมาตรการขั้นสูงในการคัดกรอง เช่น พนักงานรักษาความปลอดภัย พนักงานด้านการเงิน พนักงานที่ดูแลระบบสารสนเทศ แม่บ้าน ช่างซ่อมบำรุงในอาคาร พนักงานขับรถขนเงิน พนักงานขับรถสาธารณะ หรือพนักงานขับรถส่งอาหาร ฯลฯ
ด้วยเหตุนี้ จึงมีประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมออกมา และมีผลบังคับใช้แล้วในวันที่ 7 เมษายน 2567 ดังนั้น การที่นายจ้างจะตรวจสอบข้อมูลประวัติอาชญากรรมของผู้สมัคร จึงต้องพิจารณาถึงประกาศฯฉบับนี้ โดยประกาศ “คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เรื่องหลักเกณฑ์เกี่ยวกับมาตรการคุ้มครองสำหรับการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม ที่มิได้กระทำการควบคุมของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย พ.ศ. 2566 ” เป็นกฎหมายลำดับรองว่าด้วยเรื่องของมาตรการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับอาชญากรรมตามที่ สคส. กำหนด ได้แก่ วัตถุประสงค์ในการเก็บ ระยะเวลาการเก็บ ข้อยกเว้นกรณีหากจำเป็นต้องเก็บเกินเวลา และการลบทำลาย/ทำเป็นข้อมูลไม่สามารถระบุตัวตนได้ หลักเกณฑ์ในการเก็บรวบรวมและเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม จากประกาศฯ การเก็บข้อมูลประวัติอาชญากรรมสามารถทำได้ ภายใต้วัตถุประสงค์ ดังนี้
- การพิจารณารับบุคคลเข้าทำงาน หรือการตรวจสอบคุณสมบัติ ลักษณะต้องห้ามหรือพิจารณาความเหมาะสมของบุคคลที่จะดำรงตำแหน่งใด บางกรณีที่สามารถเก็บรวบข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม โดยที่ “กฎหมายกำหนด” ให้สามารถเก็บรวบรวมต่อไปได้
ตัวอย่างเช่น – การรับสมัครผู้ที่ดำรงตำแหน่งเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (รปภ.) ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นทั้งองค์กรหรือบริษัท จัดตั้งด้วยตัวเอง ซึ่งรวมไปถึงการใช้บริการ Outsource จากองค์กรหรือบริษัทที่ให้บริการด้านรักษาความปลอดภัย จึงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลส่วนตัวเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมเพื่อการพิจารณารับเข้าทำงานหรือใช้บริการได้ด้วย2. การตรวจสอบคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของบุคคลในการออกใบอนุญาตต่าง ๆ ซึ่งดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ หรือผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในการใช้อำนาจแทนหน่วยงานของรัฐ
ตัวอย่างเช่น – การออกใบอนุญาตขับขี่ประเภท 2 ให้กับบุคคลขับรถรับจ้างทั้งประจำทางและไม่ประจำทาง เพื่อการพิจารณาในการออกใบอนุญาตของกรมขนส่งทางบก3. การตรวจสอบคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของบุคคลในการอนุญาตต่าง ๆ โดยผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ที่นอกเหนือจากข้อ (2)
โดยภายใต้วัตถุประสงค์ตามข้างต้นนี้ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง หรือมีฐานทางกฎหมายรองรับให้สามารถเก็บรวบรวมได้ ซึ่งต้องแจ้งผลกระทบระหว่างการให้ – ไม่ให้ความยินยอม ในขั้นตอนการขอความยินยอม และแจ้งให้ทราบว่าจะมีการตรวจประวัติอาชญากรรมตั้งแต่ขั้นตอนแรก เช่น ขั้นตอนการประกาศรับสมัคร การสรรหา การรับเลือก เมื่อประมวลผลหรือใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมเสร็จแล้ว ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล (Data Controller) สามารถเก็บข้อมูลนั้นต่อไปได้อีก “ไม่เกิน 6 เดือน” หากเกินระยะเวลาดังกล่าว จะต้องมีกฎหมายกำหนดเฉพาะ หรือมีฐานทางกฎหมายตาม PDPA หรือต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูล แต่ถ้าไม่มีกฎหมายกำหนด ไม่มีฐานกฎหมาย และไม่ได้ขอความยินยอม ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ต้องลบ ทำลาย หรือทำให้ข้อมูลไม่สามารถระบุถึงเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ แต่กฎหมายยังมี “ข้อยกเว้น” ในกรณีที่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม นอกเหนือจากระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้ด้วย ตามกรณีดังนี้
- มีกฎหมายเฉพาะกำหนดให้สามารถเก็บรักษาต่อไปได้
บางกรณีที่สามารถเก็บรวบข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม โดยที่ “กฎหมายกำหนด” ให้สามารถเก็บรวบรวมต่อไปได้
ตัวอย่างเช่น – มีกฎหมายเฉพาะที่กำหนดให้องค์กรจะต้องเก็บประวัติอาชญากรรมของพนักงานเป็นเวลา 10 ปีองค์กรจึงสามารถเก็บได้มากกว่า 6 เดือน
- มีฐานทางกฎหมายอื่นซึ่งได้รับการยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมตามมาตรา 26
กรณีที่ไม่มีกฎหมายอื่นกำหนดให้เก็บ แต่มี “ฐานทางกฎหมายตามที่ PDPA กำหนด” ให้เก็บได้มากกว่า 6 เดือน
ตัวอย่างเช่น – องค์กรจำเป็นจะต้องเก็บประวัติอาชญากรรมของพนักงานไว้ เนื่องจากมีการฟ้องร้องคดีซึ่งประวัติอาชญากรรมเป็นหลักฐานในการต่อสู้คดี องค์กรสามารถใช้ฐานตามมาตราา 26 (อนุมาตรา 4) จึงเก็บประวัติอาชญากรรมได้มากกว่า 6 เดือน
- ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นอย่างอื่น กรณีที่จำเป็นต้องขอตรวจสอบประวัติอาชญากรรม จำเป็นต้องได้รับ “ความยินยอม” โดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล
การขอเอกสารตรวจสอบประวัติอาชญากรรมอย่างไร ไม่ผิดกฎหมาย PDPA
โดยหลักการ “ประวัติอาชญากรรม” เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว (Sensitive Data) ซึ่ง PDPA หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ.2562 ระบุว่า “ห้าม” ไม่ให้เก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหวที่อาจจะส่งผลกระทบต่อร่างกายและจิตใจของบุคคลนั้นโดยไม่ได้รับ “ความยินยอม” โดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล หรือไม่มีฐานทางกฎหมายอื่นรองรับ
5 สิ่งต้องระวัง! นายจ้างที่เก็บใช้ข้อมูลอาชญากรรม
ตามที่ระบุในข้างต้นว่า ข้อมูลประวัติอาชญากรรม เป็นข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว และกฎหมายอนุญาตให้ประมวลผลในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม นายจ้างจะต้องมีความระมัดระวัง และควรทำความเข้าใจข้อบังคับของกฎหมาย PDPA ดังนี้
- ประวัติอาชญากรรมคืออะไร: ประวัติอาชญากรรม หมายความว่า ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับการสืบสวนสอบสวนการกระทำผิดอาญา การดำเนินคดี หรือการรับโทษทางอาญา ที่เป็นข้อมูลที่เป็นทางการหรือรับรองโดยหน่วยงานของรัฐที่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าว ทั้งนี้ ไม่ว่าการดำเนินการนั้นจะถึงที่สุดหรือไม่ก็ตาม ดังนั้น หากนายจ้าง “จำเป็น” ต้องขอตรวจสอบประวัติอาชญากรรม จะต้องใช้ความระมัดระวังในการตรวจสอบมากขึ้น เนื่องจากคำนิยามได้กำหนดขอบเขตของประวัติอาชญากรรมให้กว้างกว่าความเข้าใจทั่วไป โดยครอบคลุมขั้นตอนตั้งแต่การสืบสวนสอบสวน จนถึงการรับโทษทางอาญา และไม่จำเป็นว่าจะถึงที่สุดแล้วหรือไม่
- แอบตรวจสอบข้อมูลประวัติอาชญากรรมนั้นผิดกฎหมาย: แม้จะอ้างว่าเพื่อความปลอดภัย เพื่อความจำเป็นและเหตุผลร้อยแปดพันประการ แต่อย่างไรเสีย การที่นายจ้าง “แอบ” ตรวจสอบประวัติอาชญากรรมของผู้สมัครงานโดยไม่มีฐานทางกฎหมายจะทำไม่ได้ โดยประกาศฉบับนี้กำหนดให้บริษัทพิจารณาว่ามีกฎหมายเฉพาะที่บังคับให้ต้องตรวจประวัติอาชญากรรมตำแหน่งนั้นหรือไม่ เช่น กฎหมายว่าด้วยการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินกำหนดให้นายจ้างต้องตรวจประวัติอาชญากรรมในบางตำแหน่ง แต่หากไม่มีกฎหมายกำหนดให้ต้องตรวจ นายจ้างจะต้องขอความยินยอมจากผู้สมัครงาน
- ต้องแจ้งเจ้าของข้อมูลบุคคลตามกฎหมาย: ในกรณีที่ตำแหน่งงานใดต้องมีการตรวจประวัติอาชญากรรม นายจ้างจะต้องแจ้งให้ผู้สมัครงานทราบตั้งแต่ขั้นตอนการสรรหาหรือประกาศรับสมัคร เพื่อให้ผู้สมัครงานได้ทราบและตัดสินใจว่าจะสมัครงานในตำแหน่งนี้หรือไม่ นอกจากนี้ หากตำแหน่งดังกล่าวต้องขอความยินยอมในการตรวจ นายจ้างจะต้องแจ้งผลกระทบของการไม่ให้หรือถอนความยินยอมให้แก่ผู้สมัครงานทราบในตอนที่ขอความยินยอมด้วย
- เก็บประวัติอาชญากรรมนานเกินไปมีความเสี่ยง: ข้อมูลประวัติอาชญากรรมมีความเสี่ยงต่อการละเมิดในหลายประเด็น และอาจส่งผลร้ายทั้งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้นประกาศฉบับนี้จึงกำหนดให้เก็บไว้ได้ไม่เกิน 6 เดือนนับแต่วันที่นายจ้างใช้งานเรียบร้อยแล้ว เว้นแต่มีกฎหมายเฉพาะกำหนดให้เก็บได้นานกว่า หรือมีฐานทางกฎหมายอื่น หรือต้องขอความยินยอมเพื่อเก็บไว้นานกว่าระยะเวลาดังกล่าว
- รักษาประวัติอาชญากรรมให้ปลอดภัย: นายจ้างต้องจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัย ของข้อมูลประวัติอาชญากรรมที่เหมาะสมกับความเสี่ยงที่มีต่อสิทธิเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล โดยมีมาตรฐานขั้นต่ำตามประกาศคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่ออกมาตามมาตรา 37 (1)
ที่มา :
